INHOUDSOPGAWE
BLADSY
1. INLEIDING 2
2. WOORDOMSKRYWING 3
3. ALGEMEEN
4. PROJEKBENADERING VS. KANTOORBENADERING
5. VOLKSHULPKOMITEE: SAMESTELLING
FUNKSIONERING VAN ‘N VOLKSHULPKOMITEE 12
INLEIDING
1. Hierdie HANDLEIDING het ten doel om die merendeel algemene beleidsriglyne, maar in ander gevalle, eksplisiete beleidstellings waarvolgens daar deur Volkshulpkomitees, Volkshulpwerkers en Verteenwoordigers te werk gegaan moet word, uit te stippel.
2. Mer hierdie riglyne word nie beoog om op outokratiese wyse verskillende prosedures en metodes af te dwing nie. Daar is, daarenteen, darem ook ‘n ernstige noodsaak dat eenvormigheid in werksaamhede sover moontlik gehandhaaf word. Dis van groot belang dat almal wat deel uitmaak van hierdie belangrike VOLKSHULP-SAAK, volgens neergelegde riglyne sal werk, anders word die gemeenskaplike DOEL GEMIS. Die cliche: "’n enjin kan nie funksioneer as AL die ratte nie komplementerend tot en in harmonie met mekaar funksioneer nie", geld ook vir VOLKSHULP 2000.
3. Dit moet beklemtoon word dat daar geensins aanspraak gemaak word op volledigheid van hierdie HANDLEIDING nie. Die mees algemene aspekte wat direk op die werksaamhede van Volkshulpkomitees, Volkshulpers en Verteenwoordigers betrekking het, word hierin aangespreek. Daar word dan ook op die insette van ALLE BETROKKENES wat erns met die VOLKSHULP-SAAK ter verbetering van prosedures en metodes het, staat gemaak. Op hierdie wyse sal daar vinniger beweeg kan word in die rigting van ‘n meer volledige HANDLEIDING.
4. Die een uitstaande gemenedeler ter sprake by almal wat by die VOLKSHULP 2000-SAAK betrokke is, is dat ons almal in diens van die volk staan. Die eie ek, en dus die eie eer en selfverheffing, kom ALTYD tweede. VOLKSHULP 2000 moet altyd voorop gestel word. Daar is nie en daar mag ook nooit by enigeen ‘n verskuilde agenda wees nie.
MET SAAMWERK SAL ONS STREEF OM TOT EER VAN GOD TE LEEF!
WOORDOMSKRYWING
1.. HOOFKANTOOR: Sentrale kantoor in Pretoria vanwaar beleidmaking vir en koördinering van alle werksaamhede van VOLKSHULP 2000 geskied.
2. HOOFBESTUUR: ‘n Bestuur bestaande uit vyf gesaghebbende lede
wat tweejaarliks tydens ‘n algemene jaarvergadering verkies word en wat in die normale gang van sake op die advies van die Direkteur: Volkshulp 2000, handel.
3. DIREKTEUR: Die leidinggewende, uitvoerende en adviserende
beampte in Hoofkantoor, wat met volle gedelegeerde bevoegdhede namens die Hoofbestuur optree.
4. VOLKSHULPKOMITEE: ‘n Komitee bestaande uit enkele gesaghebbende persone wat verantwoordelik is vir die koördinering/bearbeiding/hulpverlening binne ‘n spesifieke afgebakende gebied.
5. VOLKSHULPWERKER: Iemand wat gewoonlik uit eie beweging, sonder om vergoeding daarvoor te verwag, behulpsaam is met ondersteuningswerk op maatskaplike terrein onder minderbevoorregte volksgenote.
6. VERTEENWOORDIGER: Iemand aan wie amptelike magtiging verleen word om namens VOLKSHULP 2000 fondse binne ‘n afgebakende gebied in te samel.
7. PROJEKLEIER: Persoon in beheer van ‘n "kantoor". Vorige
Sekretaris/Streekhoof/Kantoorhoof.
ALGEMEEN
1 Daar is na deeglike oorweging en om spesifieke geldige ouditredes, deur die Hoofbestuur besluit om weg te beweeg van die tradisionele benamings van "kantoor", "streekkantoor" en "takkantoor". Die bekende funksioneringswyse van die verskillende "kantore" bly wel, op ‘n paar uitsonderings na, onveranderd. Sekere prosedure-aanpassings waaraan gehoor gegee moet word, is wel ter sprake.
2. Tot dusver is finansiële hulp en ondersteuning ook aan verskeie welsynsinstellings, skole, groepe en individue wat hoegenaamd geen formele verband met Volkshulp 2000 het nie, verleen. Dit gaan hier nie om ‘n spesifieke kerk of politieke party nie maar om ons volksgenote se behoeftes. Hierdie gevalle word as "projekte" beskou, en uitgawes ten opsigte van sulke projekte word dan ook as sulks geboekstaaf en vir rekenkundige doeleindes verantwoord. Die veranderde benadering sal voortaan net verder deurgetrek word om ook die amptelike verbintenisse (Volkshulp 2000-kantore) in te sluit. Die enigste verskil is dat daar nie meer amptelik na "kantoor" verwys sal word nie, maar eerder na "projek". . Vir Hoofkantoor staan die "Kimberley-kantoor" voortaan bekend as die "Projek: Volkshulp 2000, Kimberley/ Noord Kaap" (kyk "Projekbenadering vs. Kantoorbenadering").
3. Die sukses van enige organisasie kan altyd teruggevoer word na sy MENSE. Dis MENSE wat die werk doen. Dus, hoe meer bekwaam die MENSE, hoe meer effektief is die organisasie. Daarom is dit nodig dat elkeen wat by Volkshulp 2000-aktiwiteite betrokke raak, die REGTE ingesteldheid moet hê. Ons volksgenote kom altyd eerste.
4. Oorkoepelende skou, berus al die Volkshulp 2000-werksaamhede basies op drie stewige pilare. Hulle is die VOLKSHULPKOMITEES, VOLKSHULPWERKERS en VOLKSHULPVERTEENWOORDIGERS. In hierdie handleiding val die klem hoofsaaklik op die werksaamhede van Volkshulpkomitees. Alles rakende Verteenwoordigers word in die brosjures, VOLKSHULP 2000 SE SUKSESGIDS en RIGLYN VIR VOLKSHULP 2000 WATERDRAERS, vervat.
5. Vanweë sy sentrale beleidmakende en koördinerende funksies is die Hoofkan-toorstruktuur uiteraard anders as Volkshulpkomitees saamgestel en is sy funk- sioneringswyse dan inderdaad ook uniek.
DIE PROJEKBENADERING VS. DIE KANTOORBENADERING
1. Geen instelling kan voortbestaan sonder duidelik gedefinieerde doelwitte nie. Ook vir begrotingsdoeleindes en effektiewe finansiële kontrole, is omskrewe doelwitte/mikpunte nodig.
2. Tot dusver was dit baie moeilik om bv. te bepaal presies hoeveel gedurende ‘n finansiële jaar aan "hulpverlening" spandeer is. Volkshulpers (bydraers) dring daarop aan om ook persentasiegewys presies te weet hoeveel aan wie oorbetaal is. Dis elke donateur se goeie reg om dit te weet. Insgelyks wil die ouditeur en ook die Registrateur van Fondsinsameling sulke uiteensettings beskikbaar gestel hê.
3. Vanweë die feit dat daar nie volgens maklik identifiseerbare en ook eenvormige doelwitte gewerk is nie, was uiteensettings soos hierdie tot dusver baie moeilik.
4. Na deeglike oorweging en vele samesprekings is tot die slotsom geraak dat die enigste oplossing sal wees om voortaan PROJEKGEWYS te funksioneer. Dit kom kortliks op die volgende neer:
(a) In plaas daarvan om ‘n konvensionele "kantoor" te beman, word ‘n projek in Hoofkantoor geregistreer. Byvoorbeeld, "Projek: Volkshulp 2000 : OVS".
(b) Die persoon/kontak/kantoor/Komitee funksioneer, op enkele uitsonderings na, net soos voorheen. Die enigste verskil is die volgende:
(i) Slegs een sentrale bankrekening (diè van Hoofkantoor in Pretoria) word vir ALLE fondse wat binne die afgebakende gebied geïn is, gebruik vir inbetalings. Alle geld wat binne ‘n toegekende gebied, met die nodige amptelike Hoofkantoormagtiging, namens VOLKSHULP 2000 ingesamel is, word in die HOOFKANTOOR se sentrale bankrekening gedeponeer. Kopieë van depositostrokies moet direk aan Hoofkantoor gestuur/ gefaks word.
(ii) Elke Projekleier/Voorsitter dien jaarliks, een maand voor die aanvang van ‘n finansiële jaar, ‘n begroting by Hoofkantoor in. Daar word gedurende ‘n lopende jaar nougeset daarby gehou. Enige afwykings word onmiddellik aan Hoofkantoor gerapporteer.
(iii) Hoofkantoor betaal op ‘n gereelde maandelikse basis die ooreengekome "bedryfskapitaal/maandelikse fondse - soos begroot en soos beskikbaar - oor aan die spesifieke Projek vir daardie maand. Dit kan bv. telefoonkostes (soos begroot) en maatskaplike noodhulp insluit.
LW Hierdie "subsidie" wat maandeliks betaal word, word bepaal aan die hand van -
- die ingediende begroting vir die jaar;
- goedgekeurde geregverdige veranderings wat aangebring is op genoemde begroting;
- fondsgenerering binne ‘n streek/gebied, d.w.s. bedrag in sentrale rekening inbetaal;
- behoeftes binne daardie streek/gebied; en
- ander eiesoortige faktore binne ‘n streek/gebied.
(iv) Elke Projekleier/kontakpersoon dien maandeliks ‘n vorderingsverslag, asook ‘n kontantvloeistaat van die maand se verrigtinge by Hoofkantoor in. Elke instansie/projek word volgens meriete evalueer en toekennings dienooreenkomstig gedoen. Inkomstes of subsidies uit ander bronne sal uiteraard in gedagte gehou en in berekening gebring word.
(v) Elke instansie/Verteenwoordiger/Projekleier maak ‘n eie bankrekening oop. Alle betalings vanaf Hoofkantoor word hierin gedeponeer, en betalings ten opsigte van hulpverlening en ander uitgawes binne die werksgebied word hieruit gedoen.
L.W. Die gedagte is gewis nie dat ‘n omvattende stelsel in bedryf gestel moet word nie. Inteendeel, ‘n heel eenvoudige stelsel word in die vooruitsig gestel. Dis van kardinale belang dat deeglik boek gehou sal word van alle inkomstes en uitgawes. ONTHOU: Dis die publiek se geld waarmee gehandel word en almal wat daarmee werk is in die openbaar aanspreeklik daarvoor. Die volgende is ter sprake:
(a) Inkomstestaat (Bylae A)
(b) Uitgawestaat (Bylae B)
(d) Ontvangsteregister (Bylae D)
(e) Amptelike kwitansieboek - vir alle kontantgeld ontvang (Bylae E)
(f) Bywerk van ‘n register met die nommers van waardedokumente soos byvoorbeeld, kwitansieboeke en ontvangsregisters.
L.W. Kwitansieboeke en ander waardedokumente soos ontvangsregisters, kan vanaf Hoofkantoor verkry word.
Depositoboeke kan by die betrokke Volkskasbanke bekom word.
` (g) Uitgifteregister (Bylae F)
L.W. Dit is moontlik dat die benaderingswyse/prosedures wat hierbo uiteengesit is, aangepas kan en moet word namate die omstandighede binne ‘n streek/omgewing verander.
Die volgende word beklemtoon:
(a) Noue kontak tussen Volkshulpkomitees, Verteenwoordigers en Volkshulpwerkers dwarsoor die land, maar veral binne ‘n afgebakende werksgebied, is van kardinale belang.
(b) Daar sal altyd ‘n "luisterende oor" vir selfs unieke probleme op grondvlak wees. Laat ons daaroor praat!!! Twee koppe is altyd beter as Een!
Onthou: Die individu vervul ‘n sekondêre rol tot die SAAK - die VOLKSAAK; die VOLKSHULPSAAK!!!
Onthou ons leuse: Met saamwerk sal ons streef om tot eer van God te leef.
VOLKSHULPKOMITEE: SAMESTELLING
1. Die basiese en bekende funksioneringswyse van die verskillende "kantore" bly onveranderd. Enkele prosedure-aanpassings waaraan gehoor gegee moet word, is wel ter sprake.
2. ‘n VOLKSHULPKOMITEE is in beginsel maar dieselfde as die bekende "Bestuurskomitees"/"Streekbestuursrade" soos wat dit tot dusver in Bloemfontein, Potchefstroom en elders in die praktyk gefunksioneer het. Die bestaande voorskrifte hieroor bly ook basies onveranderd. Duidelikheidshalwe word dit kortliks aangestip:
2.1 ‘n VOLKSHULPKOMITEE kan bestaan uit ‘n Voorsitter, Ondervoorsitter, Sekretaris en addisionele lede soos beskikbaar en/of benodig.
2.2 ‘n VOLKSHULPKOMITEE word verkies vir ‘n periode van 12 maande.
2.3 Daar is geen beperking op die diensperiode van ‘n Komiteelid nie, solank daar wel ‘n jaarlikse verkiesing volgens die standaard vergaderingsprosedures plaasvind.
2.4 Behoorlike kennisgewing aan alle lede/belangstellendes van ‘n jaarlikse reorganisasievergadering is nodig.
2.5 Hoofkantoor moet dadelik van die besonderhede van alle nuut-verkose Komiteelede verwittig word.
2.6 ‘n VOLKSHULPKOMITEE vergader minstens een keer elke twee maande. Hiertydens word onder andere finansiële aangeleenthede, hulpbehoewende gevalle en ander belangrike sake, bespreek. Hoe meer gereeld daar vergader kan word, hoe deegliker kan die werkverrigting wees.
2.7 Behoeftes vir addisionele fondse moet, met gepaardgaande motivering van moontlike afwykings op ingediende begrotings, aan Hoofkantoor voorgelê word. (Kyk ook "Finansiële Prosedures".)
FUNKSIONERING VAN ‘N VOLKSHULPKOMITEE
1. ‘n VOLKSHULPKOMITEE funksioneer net soos enige klein organisasie, sportklub, damesgroep, of selfs die Tak van ‘n politieke party.
2. As eerste stap, alvorens daar begin word met die inisiëring van so ‘n Komitee, moet allereers vasgestel word of daar nie alreeds so ‘n Komitee in die betrokke area bestaan nie. Hoofkantoor kan dadelik uitsluitsel hieroor gee.
3. Indien daar nog nie ‘n VOLKSHULPKOMITEE binne die goedgekeurde area bestaan nie, kan die volgende stappe gevolg word:
3.1 Stel die VOLKSHULP 2000-SAAK so wyd as moontlik bekend. Gesels met ALMAL. Stel die DOEL van VOLKSHULP 2000 duidelik. Gebruik die INLIGTINGSBROSJURE, die SUKSESGIDS, die VOLKSHULP 2000 WATERDRAERS, pamflette en ander inligtingstukke.
3.2 Verneem by Hoofkantoor of daar nie reeds een of meer bekende persone in daardie spesifieke werksgebied is nie. Indien wel, betrek hom of haar.
3.3 Betrek volksgenote wat sonder twyfel ERNS met die VOLKSHULPSAAK het. Verkry die samewerking en ondersteuning van predikante, kerkrade, maatskaplike werksters en besigheidsmense. Betrek ALMAL wat aan die lidmaatskapvereistes van VOLKSHULP 2000 voldoen. (Kyk die Grondwet. Die basiese kwalifikasie vir lidmaatskap van Volkshulp 2000 is ‘n maandelikse bydrae van maar slegs R20,00.)
3.4 Reël ‘n vergadering. Indien nodig, vra die Direkteur: VOLKSHULP 2000, om te help met die toespreek van die vergadering.
4. Hoe kleiner die werksgebied, hoe meer intensief kan bearbeiding plaasvind. Duidelike afbakening van grense is van kritieke belang, sodat daar nie deur verskillende VOLKSHULPKOMITEES of selfs VERTEENWOOR-DIGERS op mekaar en andere se "tone getrap" word nie.
5. Soos die geval is by aangestelde VERTEENWOORDIGERS , sal ook in die geval van VOLKSHULPKOMITEES, ‘n magtigingsertifikaat op die amptelike briefhoof van Hoofkantoor, uitgereik word.
6. Elke VOLKSHULPKOMITEE dien jaarliks vooruit ‘n begroting vir die volgende finansiële jaar in. Die finansiële jaar strek vanaf 1 April tot 31 Maart.
7. Hierdie begroting moet Hoofkantoor nie later as die einde van Februarie van die betrokke jaar bereik nie.
8. Op grond van hierdie begroting, in samehang met ander belangrike gegewens (kyk "Projekbenadering vs. Kantoorbenadering"), word ‘n projeksubsidiebedrag bepaal en maandeliks aan die VOLKSHULPKOMITEE oorbetaal. Dit mag selfs soveel as 75% van die inkomste uit bydraes vanuit die omgewing (eenmalige groot nalatingskappe en skenkings uitgesonder), bedra.
9. Elke VOLKSHULPKOMITEE is uniek. Daarom sal die meriete van elke geval in ag geneem word by die vasstelling van die projeksubsidiebedrag wat ter sprake is. Een kriterium kan wees, die aktiwiteite binne die betrokke gebied, die maatskaplike behoeftes binne die gebied, en die bydraes komende vanuit die gebied.
10. Dit bly wel van kardinale belang dat ALLE FONDSE geïn, direk in die SENTRALE HOOFKANTOORBANKREKENING inbetaal word. Dis juis op hierdie punt dat die amptelike ouditeurs onwrikbaar vas bly staan. Dit, in samehang met die bepalings van die Wet op Fondsinsameling, 1978, noodsaak hierdie aanpassing op die vorige prosedures.
11. Elke VOLKSHULPKOMITEE behoort wel, waar omstandighede dit vereis, oor ‘n eie lopende rekening te beskik. Projeksubsidies of ander toekennings vanaf Hoofkantoor word dus in hierdie rekening inbetaal, terwyl alle betalings insgelyks hieruit gedoen word. MET INAGNEMING VAN PROSEDURE- VOORSKRIFTE WAT BETREF FINANSIëLE BEHEER, GELD PRESIES DIESELFDE BEGINSELS HIER AS VIR ENIGE GEWONE SPORTKLUB.
12. Elke VOLKSHULPKOMITEE word beskou as ‘n "welsynsprojek" ten opsigte waarvan Hoofkantoor maandeliks ‘n "subsidie" volgens behoefte en beskikbaarheid van fondse, betaal.
VOLKSHULPWERKER
1. ‘n VOLKSHULPWERKER is iemand wat uit vrye wil en oorweging ‘n naastediens namens VOLKSHULP 2000 lewer.
2. VOLKSHULPWERKERS tree in minder of meerdere mate op as klein "welsynsorganisasies" wat nie noodwendig as welsynsorganisasies geregistreer hoef te wees nie.
3. ‘n Volkshulpwerker hoef nie as voorvereiste oor die kwalifikasies as Maatskaplike Werker te beskik nie, ofskoon dit ‘n bonus sou wees.
4. ‘n Gekwalifiseerde Maatskaplike Werker hoef ook nie noodwendig by die amptelike professionele liggaam geregistreer te wees ten einde as ‘n VOLKSHULPWERKER in belang van VOLKSHULP 2000 op te tree nie.
5. ‘n Volkshulpwerker is ook iemand wat met opregte geloof in God-Drie-Enig sy/haar volksgenote se nood wil help verlig. Dis iemand wat selfs in gevalle met groot opoffering sy/haar minderbevoorregte volksgenote tot hulp snel.
6. Dis iemand wat bereid is om sy/haar barmhartige samaritaanskap te BEWYS en uit te leef.
7. Dis iemand wat andere saamtrek en motiveer/aktiveer om hul naaste tot diens te wees.
8. Dis iemand wat eie eer sekondêr tot die SAAK (die VOLKSAAK) plaas; wat alle eer vir suksesse aan die Here gee; wat nie eie eer vir homself/haarself soek en toe-eien nie.
9. ‘n Volkshulpwerker is iemand wat nie tussen "goeie" en "slegte" mense onderskei nie. Alle mense word ewewaardig, sonder bevooroordeeldheid en met respek behandel. Almal word oor dieselfde kam geskeer.
LET WEL: INSETTE OOR VERDERE KWALITEITE VAN VOLKSHULPWERKERS WORD AFGEWAG.
10. Werksaamhede geskied volgens goeddunke, dog ook met inagneming van neergelegde beleidsriglyne vanaf Hoofkantoor, ten einde te verseker dat dieselfde doelwitte steeds nagestreef word. Noue samewerking met Hoofkantoor bly steeds ‘n vereiste sonder dat die outonomiteit van die VOLKSHULPWERKER belemmer word.
VERTEENWOORDIGER
1. ‘n Verteenwoordiger is ‘n GEKEURDE persoon aan wie ‘n AMPTELIKE MAGTIGING deur Hoofkantoor toegeken word om namens VOLKSHULP 2000 fondse binne ‘n spesifieke gebied fondse vir VOLKSHULP 2000 TEEN VERGOEDING in te samel.
2. Met die indiensstelling van Verteenwoordigers dwarsoor die land, word tegelykertyd DRIE doelstellings bereik:
(a) Elke geval word as ‘n spesifieke PROJEK beskou ooreenkomstig die PROJEKBENADERING tewete ‘WERKSKEPPING". Individue dwarsoor die land word IN DIENS GEPLAAS en ook deur VOLKSHULP 2000 op ‘n persentasiebasis vergoed. (Kyk die brosjures vir verdere inligting.)
(b) Tweedens word noodsaaklike FONDSE vir VOLKSHULP 2000 gegenereer sodat die noodsaaklike hulpverleningsdoelwit bereik kan word.
(c) Derdens word daardie noodsaaklike BLOOTSTELLING aan VOLKSHULP 2000 tot in die verste uithoeke van die land verleen.
3. Dit moet beklemtoon word dat bepaalde opvoedkundige kwalifikasies nie as vereiste gestel word vir iemand wat as ‘n Verteenwoordiger wil funksioneer nie.
4. Daar moet ook in gedagte gehou word dat kommissiebetalings onderhewig is aan die vordering van LBS/SIBW.
5. Verwys in hierdie verband ook na "Basiese riglyn vir Volkshulp Waterdraers" en ook "Volkshulp 2000 se Suksesgids."
MAGTIGING OM NAMENS VOLKSHULP 2000 TE HANDEL
1. Geen instansie of persoon mag sonder die voorafmagtiging van Hoofkantoor namens Volkshulp 2000 handel nie.
2. Magtigings geld vir alle Volkshulpkomitees, Volkshulpverteenwoordigers en Volkshulpwerkers.
3. Uitgereikte magtigings word jaarliks hernu.
4. Amptelike regsgeldige ooreenkomste is van besondere belang omdat dit die "moederliggaam" (Volkshulp 2000 Hoofbestuur, Hoofkantoor), sowel as die betrokke Komitee of individu beskerm.
5. Die Wet op Fondsinsameling is voorskriftelik wat betref die insameling van fondse sonder behoorlike magtiging. So-iets mag net nooit gebeur nie.
HANTERING VAN GESKENKTE ARTIKELS
1. Dit is net gesonde finansiële beleid om rekord te hou van alle ontvangste en uitgawes. Die belangrike punt is weereens dat dit publieke geld en skenkings is waarmee gewerk word. Alle transaksies moet gevolglik ingevolge goeie rekenkundige praktyk dan ook geoudit kan word. Rekordhouding moet so eenvoudig as moontlik gehou word. Geskatte waardes van artikels is gevolglik van groot belang. Daar word op almal se goeie oordeel staat gemaak.
2. Behoorlike, dog eenvoudige registers vir die ontvangs en uitdeling van geskenkte klere en artikels moet met groot sorg bygehou word. (Kyk Bylae G.) Hierdie register word in boekvorm beskikbaar gestel. Sorg asseblief dat bestellings betyds by Hoofkantoor geplaas word.
3. Aangesien dit ‘n beginselsaak is om alle donateurs skriftelik vir alle geskenkte artikels te bedank, is die Ontvangsteregister so ontwerp dat die skeurstrokie meer as een doel kan dien. Veral, dat dit ‘n dankiesêbriefie is, en ook dat die adresdatabasis maklik vanaf die register bygewerk kan word.
4. Dit moet as’tware tweede natuur wees om, wanneer ENIGE ARTIKEL van die publiek ontvang word, AS EERSTE STAP, die Ontvangsteregister in te vul. Die inligting in hierdie register vervat, sal periodiek deur Hoofkantoor benodig word. Dus moet dit met gemak verstrek kan word.
UITDEEL/OORHANDIGING VAN KLERE/ARTIKELS
1. Net soos die geval is met die teboekstelling van geskenkte klere en artikels wat ontvang is, moet ook alle uitreikings te boek gestel word. Ook in hierdie geval word skattings van die waarde van uitgereikte klere en artikels gedoen en geannotteer.
2. Rekordhouding is weereens, veral vir ouditdoeleindes en ook die Sentrale Statistiekdiens se vereistes nodig. Daar word dus voorgestel dat ‘n elementêre register soos in Bylae H, vir hierdie doeleindes bygehou word.
3. Ook in hierdie geval word die nougesette invul van hierdie register wanneer oorhandigings gedoen word, weer beklemtoon. Dit mag nooit een keer nagelaat word nie.
4. Statistiek van ALLE uitreikings sal insgelyks periodiek deur Hoofkantoor aangevra word. Die noukeurige byhou van hierdie gegewens sal verseker dat dit ook met gemak weer uitgetrek en aan Hoofkantoor voorgelê kan word.
TOEGEKENDE WERKSGEBIED
1. Aan elke Volkshulpkomitee, Volkshulpwerker en Volkshulpverteenwoordiger word ‘n spesifieke werksarea toegeken. Dit kan selfs ‘n provinsie of streek wees. Die ideaal is natuurlik ‘n Volkshulpkomitee op ELKE DORP.
2. Hierdie afgebakende gebiede kan wel van tyd tot tyd, na gelang omstandighede, verander. Kennis van so ‘n verandering sal wel aan alle betrokkenes gegee word.
3. Aan elke Volkshulpkomitee, Volkshulpwerker en Verteenwoordiger/ Fondsinsamelaar word ‘n unieke verwysingsnommer toegeken, bv. VE9.
4. Die hele landstreek word in spesifieke areas afgebaken. Elke area word gekodifiseer ten einde onder andere rekordhouding te vergemaklik.
5. Dis onvermydelik dat geld nog steeds vir ‘n ruk lank direk aan Hoofkantoor gestuur sal word. Aangesien sulke bedrae ook as krediete vir ‘n spesifieke Volkshulpkomitee/Volkshulpwerker/ Verteenwoordiger moet geld, moet dit gevolglik dienooreenkomstig toegedeel word vir berekening en oorbetalingsdoeleindes.
6. Dis aksiomaties dat die oorskryding van toegekende grense deur bv. ‘n Verteenwoordiger, tot groot ongelukkigheid en selfs konfliksituasies aanleiding kan gee. Grense kan slegs deur Hoofkantoor verander word.
7. Die desentralisering van ‘n bestaande Volkshulpkomitee se werksaamhede mag op ‘n stadium nodig wees. In sodanige geval word Hoofkantoor genader om die toegekende gebied (grense) te onderverdeel. Normaalweg sal so ‘n stap met inagneming van die bestaande Volkshulpkomitee se aanbeveling, geskied.